Rentrée 2026 : la check-list complète du CFA (dossiers OPCO, CERFA, sessions)

À la rentrée, une équipe CFA doit accueillir les apprentis, finaliser les contrats, transmettre les dossiers OPCO et préparer les premières factures. Ces tâches avancent ensemble, mais leurs dates de référence diffèrent. Une signature ne déclenche pas le délai de dépôt. Un dossier transmis n'est pas nécessairement complet. Un accord de prise en charge ne remplace pas une facture.

Cette check-list rentrée 2026 vous aide à organiser les contrôles entre la direction, l'équipe administrative, les responsables pédagogiques et la comptabilité. Elle concerne principalement les contrats d'apprentissage des employeurs du secteur privé transmis aux OPCO. Pour un employeur public, vérifiez le circuit de dépôt et de financement propre à sa situation.

À retenir : L'employeur transmet le dossier dans les cinq jours ouvrables qui suivent le début d'exécution du contrat ; l'OPCO dispose ensuite de vingt jours à réception du dossier complet pour statuer. Préparez aussi la facture d'avance, le suivi pédagogique et les évolutions réglementaires de l'automne, en distinguant les règles applicables des actions à anticiper.

Pourquoi la rentrée 2026 demande une préparation spécifique

Trois évolutions méritent une place dans votre organisation de rentrée. Pour chacune, conservez la source, la date d'application et les dossiers concernés. Cette méthode permet à vos équipes d'utiliser la même règle lorsqu'elles préparent un contrat ou répondent à une entreprise.

• NPEC : France compétences a publié le référentiel de septembre 2026. Vérifiez le niveau applicable à la certification, à la branche et à la date de conclusion du contrat.
• Paiement des formations hors apprentissage : des modalités de subrogation évoluent à compter du 1er octobre 2026. Le circuit dépend du financement mobilisé et de l'accord de l'OPCO.
• Qualiopi : le décret du 1er août 2026 actualise le référentiel à compter du 1er novembre 2026. Organisez sa préparation dès maintenant, sans présenter cette échéance comme une obligation déjà entrée en vigueur en septembre.

Pour les financements, partez du référentiel officiel France compétences et de notre analyse du référentiel unique des NPEC de septembre 2026. Une valeur utilisée pour une promotion précédente ne suffit pas à déterminer le financement des nouveaux contrats.

Étape 1 - Préparer les CERFA et les sessions

Utiliser le formulaire officiel en vigueur

Le formulaire proposé par Service Public est le CERFA n° 10103*14. Comparez vos modèles avec le CERFA officiel et sa notice. Un modèle enregistré sur un poste ou repris d'une ancienne campagne peut contenir des champs devenus incomplets.

Contrôlez notamment le SIRET de l'employeur, l'IDCC, les informations de l'apprenti, la rémunération, le maître d'apprentissage, le code RNCP, les identifiants du CFA et les dates. Le formulaire distingue la date de conclusion, le début d'exécution du contrat, le début de formation pratique chez l'employeur et le début de formation au CFA. Ces dates ne sont pas interchangeables.

Pour les signatures, vérifiez celles de l'employeur et de l'apprenti, ainsi que celle du représentant légal lorsque l'apprenti est mineur non émancipé. Le CFA appose son visa. Utilisez notre guide du CERFA v14 comme aide pratique, en gardant le formulaire officiel comme référence.

Vérifier les heures à distance et le financement

Le CERFA comporte un champ pour le nombre d'heures de formation à distance. Il ne comporte pas de case « NPEC minoré ». Renseignez les heures prévues et vérifiez leur cohérence avec la convention et le programme.

La règle de financement prévoit une minoration de 20 % lorsque les enseignements en CFA sont réalisés à distance pour au moins 80 % de leur durée totale. Le montant après minoration ne peut être inférieur à 4 000 euros ; des exceptions réglementaires existent pour certaines certifications. Vérifiez le cas applicable avant de chiffrer la convention. Sources : Code du travail, D6332-82-1 et dispositions associées et explications AKTO sur le financement.

Contrôler les prérequis de chaque session

Point	Contrôle à organiser
Déclaration d'activité	Vérifier son caractère actif et le suivi du BPF.
Qualiopi	Vérifier le certificat, son périmètre apprentissage et les échéances d'audit.
Certification préparée	Contrôler le code RNCP, les dates d'enregistrement et l'habilitation du CFA auprès du certificateur.
Identifiants	Comparer les UAI et SIRET du CFA et du lieu principal de formation avec le CERFA.
Maître d'apprentissage	Faire vérifier par l'employeur les conditions de compétence et d'expérience applicables.

Le NDA n'est pas un certificat doté d'une date d'expiration ordinaire : la déclaration peut notamment devenir caduque en l'absence de BPF ou d'activité déclarée. Le ministère du Travail détaille ces formalités. Pour le RNCP, distinguez l'enregistrement de la certification et l'habilitation de votre organisme : vérifier l'un ne remplace pas le contrôle de l'autre.

Préparer le calendrier avant les signatures

Rassemblez les périodes au CFA et en entreprise, les heures prévues, les modalités à distance et les dates d'examen. Faites relire ces informations par le responsable pédagogique avant de les reporter dans les documents contractuels.

Selon l'article L6222-12, le début de formation au CFA ne peut intervenir plus de trois mois après le début d'exécution du contrat. L'entrée en formation sans employeur relève d'un dispositif distinct : jusqu'à trois mois sous statut de stagiaire de la formation professionnelle, avec accompagnement à la recherche d'un employeur. Ne résumez pas ces situations à une tolérance automatique de trois mois dans les deux sens.

Étape 2 - Organiser le dépôt dans les cinq jours ouvrables

L'article D6224-1 du Code du travail confie la transmission à l'employeur, au plus tard dans les cinq jours ouvrables qui suivent le début d'exécution du contrat. Le CFA peut préparer et transmettre le dossier pour son compte selon l'organisation convenue.

Convenez par écrit de qui dépose, qui vérifie les pièces et qui suit les demandes de complément. Le début d'exécution peut correspondre à une journée au CFA : utilisez la date contractuelle, sans attendre nécessairement le premier jour en entreprise.

Compter les jours ouvrables

Dans le cas habituel d'un repos hebdomadaire le dimanche, les jours ouvrables incluent le samedi. Pour un contrat débutant le mardi 1er septembre 2026, les cinq jours suivants sont les 2, 3, 4, 5 et 7 septembre. La date limite est donc le lundi 7 septembre, en l'absence de jour férié applicable. La date de signature ne modifie pas ce calcul.

La démarche Service Public et le guide AKTO du contrat d'apprentissage rappellent les modalités de transmission. Pour l'équipe administrative, préparez une échéance par contrat plutôt qu'une date unique pour toute la promotion.

Constituer le dossier réglementaire

• Le contrat d'apprentissage complété, signé et visé par le CFA.
• La convention de formation entre l'employeur et le CFA.
• La convention tripartite d'adaptation de durée lorsqu'elle est requise.

Le cas du CFA constituant un service interne d'entreprise prévoit une annexe pédagogique et financière spécifique. Les justificatifs du maître d'apprentissage, le calendrier et les autres éléments utiles au contrôle doivent être disponibles ; leur transmission dépend des demandes de l'OPCO. Ne confondez pas documents à conserver et pièces systématiquement exigées au dépôt.

Avant l'envoi, vérifiez aussi le portail et le rattachement de l'employeur. Archivez la version signée et la preuve de transmission dans le dossier. Notre guide sur le financement du CFA par l'OPCO complète cette organisation.

Étape 3 - Suivre la décision dans les vingt jours

Le délai de décision est de vingt jours à réception de l'ensemble des documents prévus pour le dépôt. Le silence de l'OPCO à son terme fait naître un refus implicite de prise en charge. La référence est l'article R6224-3.

Un dossier incomplet peut être complété. La date à retenir pour suivre le délai est celle de réception du dossier complet, et non nécessairement le premier envoi. Conservez les demandes de pièces et la trace de chaque réponse pour reconstituer la chronologie.

Mettre en place une relance utile

Nous recommandons un point interne quinze jours après la réception du dossier complet. Ce repère de gestion n'est pas un délai légal. Vérifiez le statut sur le portail, puis relancez avec le numéro de dossier, la date de dépôt et les références des pièces transmises.

En cas de refus, récupérez les éléments permettant d'en comprendre le motif et vérifiez les possibilités de régularisation ou de contestation. Une absence de réponse ne doit pas être enregistrée comme un financement acquis dans votre plan de trésorerie.

Contrôler l'accord reçu

À réception, comparez l'identité des parties, les dates, le code RNCP, le niveau de prise en charge et les montants avec vos documents. Distinguez une erreur de saisie, une demande de pièce et un désaccord sur le financement : le traitement et l'interlocuteur peuvent différer.

Pour chaque anomalie, attribuez un responsable et une prochaine action. Un dossier « en attente » sans date de relance risque de rester oublié pendant l'accueil des nouvelles promotions. Retrouvez les repères de calcul dans notre article sur les NPEC 2026.

Subrogation au 1er octobre : vérifier les financements hors apprentissage

Opco EP annonce une évolution des règles de TVA à compter du 1er octobre 2026. L'apprentissage reste exclu de cette modification du circuit de paiement. Pour les autres dispositifs, le maintien de la subrogation dépend du financement mobilisé : consultez l'accord, sans appliquer une bascule générale à toutes vos formations.

Lorsque le remboursement à l'entreprise remplace le paiement direct, Opco EP indique que l'entreprise règle l'organisme puis obtient un remboursement hors taxes dans la limite de la prise en charge. Les demandes validées par Opco EP jusqu'au 30 septembre conservent leurs modalités actuelles. Source : communication officielle Opco EP.

Si votre CFA réalise aussi des formations hors apprentissage, recensez les accords concernés, identifiez le destinataire de chaque facture et confirmez les modalités auprès de l'OPCO compétent. Informez ensuite les entreprises du circuit retenu. Cette vérification doit précéder la facturation.

Étape 4 - Préparer les avances et le plan de trésorerie

Le financement de l'apprentissage prévoit une avance. Préparez sa facture dès que les éléments nécessaires sont disponibles et suivez les modalités de dépôt de l'OPCO. Attendre par principe la fin d'un trimestre peut retarder inutilement votre demande de paiement.

L'article R6332-25 fixe l'échéancier. Pour les contrats d'au moins un an relevant des règles applicables depuis juillet 2025, les versements sont organisés ainsi :

Échéance	Versement
Dans les 30 jours suivant réception de la facture	Avance de 40 %, avec déduction de la participation employeur lorsqu'elle est due.
Au septième mois	30 % du montant annuel.
Au dixième mois	20 % du montant annuel.
Solde	10 % selon les conditions réglementaires de fin d'année ou de contrat.

Pour un contrat pluriannuel, le solde d'une année intermédiaire accompagne la première avance de l'année suivante. Pour la dernière année ou un contrat d'un an, les justificatifs du solde doivent être transmis dans les quatre mois suivant le terme. Les contrats de moins d'un an suivent un régime distinct, avec une avance de 50 %.

Intégrer la participation employeur

Pour les contrats concernés préparant une certification de niveau 6 ou supérieur, la participation forfaitaire de l'employeur est de 750 euros. Son montant peut être adapté dans certaines situations, notamment une rupture suivie d'un nouveau contrat. Vérifiez le cas avant émission. La fiche Opco EP sur la réforme du financement détaille ces règles.

Suivez séparément les sommes dues par l'entreprise et par l'OPCO. Une facture envoyée, un règlement reçu et une échéance à venir sont trois états différents. Le rapprochement doit permettre d'identifier rapidement un paiement partiel ou une pièce manquante.

Construire un suivi par dossier

Votre tableau de rentrée peut contenir la date d'exécution, la limite de dépôt, la réception du dossier complet, la relance prévue, la décision, la facture d'avance et le règlement. Calculez séparément ces échéances : cinq jours ouvrables et vingt jours calendaires ne s'additionnent pas directement.

Pour prévoir vos encaissements, utilisez l'échéancier confirmé et vos délais réellement observés. Documentez la période et les dossiers retenus si vous calculez une moyenne. Pour les entreprises, distinguez aussi le financement de la formation et les aides à l'embauche en apprentissage : ces dispositifs ne constituent pas la même recette pour le CFA.

Étape 5 - Organiser les preuves Qualiopi dès l'accueil

La préparation qualité commence avec les documents remis aux apprentis et les traces de leur accompagnement. Attribuez chaque contrôle à une personne et précisez où conserver la preuve. L'équipe doit pouvoir retrouver une information sans solliciter plusieurs services.

• Critère 3 : accueil, adaptation, accompagnement, suivi et évaluation. Organisez notamment la coordination avec l'entreprise.
• Critère 4 : moyens pédagogiques, techniques et d'encadrement. Vérifiez les locaux, équipements et ressources nécessaires.
• Critère 6, indicateur 27 : conformité de la sous-traitance au référentiel.
• Critère 7 : appréciations, réclamations et amélioration continue.

Le guide officiel Qualiopi précise les attendus. Vérifiez votre certificat et son périmètre ; des dispositions particulières existent notamment pour les nouveaux CFA et certains établissements d'enseignement supérieur.

À partir du 1er novembre 2026, le décret n° 2026-728 renforce plusieurs indicateurs et introduit l'indicateur 33 pour l'apprentissage : évaluation des contenus et des enseignements, distincte de la satisfaction générale. Préparez également les évolutions sur la prévention des violences, le suivi du distanciel et l'analyse des risques qualité.

Comparez vos procédures au texte avec votre référent qualité et votre certificateur. Notre guide des points de vigilance en audit Qualiopi aide à structurer la revue documentaire.

La check-list de suivi de votre rentrée 2026

Si les premiers contrats ont déjà démarré, appliquez cette revue aux dossiers en cours. Commencez par ceux dont l'échéance de dépôt est proche, puis traitez les demandes de complément et les avances non facturées.

Quand	Action	Responsable à désigner
Avant l'ouverture d'une session	Contrôler NDA, Qualiopi, RNCP, habilitation et calendrier.	Direction et pédagogie
Avant signature	Relire CERFA, convention, rémunération, dates et heures à distance.	Administratif avec l'employeur
Dans les cinq jours ouvrables suivant le début d'exécution	Transmettre le dossier et conserver la preuve.	Employeur ou CFA mandaté
À réception du dossier complet par l'OPCO	Enregistrer le point de départ du délai de décision.	Administratif
Quinze jours après réception du dossier complet	Faire une relance de suivi si nécessaire.	Administratif
Dès que la facturation est possible	Déposer la facture d'avance et suivre les règlements.	Comptabilité
Dès l'accueil et pendant la formation	Conserver les preuves de suivi et traiter les difficultés.	Pédagogie et qualité
Avant les échéances d'octobre et novembre	Vérifier les circuits hors apprentissage et préparer Qualiopi.	Direction, comptabilité et qualité

Prévoyez un point court et régulier pendant la rentrée. Pour chaque dossier bloqué, notez la pièce attendue, l'interlocuteur et la prochaine échéance. Cette liste d'actions permet de répartir le travail et d'éviter que plusieurs personnes relancent séparément la même entreprise.

FAQ - Rentrée 2026 pour les CFA

Qui doit déposer le contrat d'apprentissage et dans quel délai ?

L'employeur transmet le dossier dans les cinq jours ouvrables suivant le début d'exécution du contrat. Le CFA peut effectuer cette démarche pour son compte. La date de signature ne déclenche pas ce délai. Référence : D6224-1.

Que signifie le silence de l'OPCO après vingt jours ?

Il fait naître un refus implicite de prise en charge, selon R6224-3. Le délai part de la réception du dossier complet. Conservez les preuves de transmission et contactez l'OPCO pour examiner la situation.

Quel CERFA utiliser et comment déclarer le distanciel ?

Utilisez le CERFA 10103*14 proposé par Service Public. Renseignez les heures à distance dans le champ prévu. Le formulaire ne contient pas de case « NPEC minoré ». La règle générale prévoit une minoration de 20 % à partir de 80 % de distanciel, avec exceptions.

Quels documents accompagnent le contrat ?

Dans le cas général, la convention de formation et, lorsqu'elle est requise, la convention tripartite d'adaptation de durée accompagnent le contrat signé et visé. Distinguez ces pièces des justificatifs complémentaires demandés par l'OPCO.

Faut-il attendre la fin du trimestre pour facturer ?

Non. Préparez la facture d'avance selon les modalités de l'OPCO. Pour un contrat d'au moins un an, l'avance prévue est de 40 %, avec les déductions applicables, dans les trente jours suivant réception de la facture. Les contrats plus courts ont un échéancier distinct.

La fin de la subrogation concerne-t-elle l'apprentissage ?

L'apprentissage reste exclu de l'évolution annoncée par Opco EP pour octobre 2026. Pour les autres formations, vérifiez l'accord de financement : la subrogation n'est pas supprimée de manière générale pour toutes les actions.

Quel référentiel Qualiopi préparer à la rentrée ?

Appliquez les exigences en vigueur en septembre et préparez celles du décret n° 2026-728, applicables au 1er novembre 2026. Vérifiez le périmètre du certificat, les échéances d'audit et les dispositions particulières à votre établissement.

Comment traiter une rupture pendant la rentrée ?

Distinguez changement de CFA, absence et rupture du contrat. En cas de rupture, coordonnez la notification à l'OPCO et la régularisation financière. Le CFA doit permettre la poursuite de la formation théorique pendant six mois et accompagner la recherche d'un nouvel employeur.

Sur ce dernier point, consultez l'article L6222-18-2 et notre guide des contrats d'apprentissage. Une rupture ne justifie pas automatiquement l'annulation de toute somme : vérifiez les périodes réalisées et les règles de maintien de financement applicables.