En avril 2024, le CERFA d'apprentissage a été mis à jour (version 11). Bien que les changements ne soient pas radicaux, il est important de faire le point sur ce sujet crucial, surtout en période de préparation de la rentrée. Voici un résumé des principales modifications et de leurs implications pour les CFA.
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À quoi sert le CERFA d’apprentissage dans un CFA ?
CERFA est l'acronyme de Centre d'Enregistrement et de Révision des Formulaires Administratifs.
Il désigne les formulaires officiels utilisés dans l'administration française pour collecter les informations nécessaires à la gestion des différentes procédures administratives. Dans ce cas, le CERFA d’apprentissage est utilisé pour formaliser le contrat d'apprentissage.
Il s'agit du document officiel qui lie juridiquement :
- L'apprenti·e ;
- le représentant légal (si apprenti·e mineur·e) ;
- l'employeur ;
- le CFA.
Le CERFA précise certaines conditions de travail, de formation, la durée du contrat et les informations sur les parties impliquées (à ne pas confondre avec la convention de formation).
Vous trouverez ici sur le site officiel du gouvernement le formulaire pour établir un contrat d’apprentissage.
Il a tendance à évoluer, alors gardez un œil sur les évolutions. Depuis avril 2024, vous n’avez plus à indiquer le numéro NIR (numéro d'inscription au répertoire des personnes physiques ou numéro de Sécurité sociale) du maître d'apprentissage. Ce changement mineur intervient pour permettre une meilleure protection des données, car le numéro NIR permet d'identifier n’importe qui avec certitude et ne doit être utilisé que dans des cas limités.
En utilisant la plateforme Tu Commences Demain, vous êtes certains d’utiliser des documents à jour puisque notre équipe effectue une veille continue sur le secteur de la formation professionnelle.
Que se passe-t-il si vous remplissez mal le CERFA d’apprentissage ?
Pendant la rédaction du contrat, vous risquez de commettre plusieurs erreurs courantes. Pour vous assurer de bien remplir vos CERFA, n’oubliez pas de :
- Remplir précisément tous les champs requis, tels que la qualification du maître d’apprentissage ou les informations détaillées sur l'apprenti·e ;
- saisir correctement le salaire de l’apprenti en respectant le salaire minimum en vigueur ou celui défini par la convention collective de l’employeur ;
- transmettre le CERFA à l’OPCO dans les délais (5 jours maximum après le début d’exécution du contrat).
Ces erreurs courantes peuvent entrainer le refus du dossier par l’OPCO, retarder le démarrage du contrat, voire causer une perte de financement du CFA pour la période non couverte par le contrat.
Mais ne parlons pas de malheur, de toute façon en utilisant une plateforme comme Tu Commences Demain, vous ne courrez pas le risque d’oublier quoi que ce soit.
Comment bien remplir le CERFA d’apprentissage ?
Pour bien remplir le CERFA d’apprentissage, vous aurez besoin des informations ci-dessous.
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Tous les champs du CERFA sont bien évidemment importants, il faut donc tous les remplir sans exceptions. Toutefois, il y a quelques subtilités à connaître :
Informations sur l’employeur
- Le code IDCC de l’employeur est essentiel puisqu’il permet retrouver rapidement à quel OPCO l’entreprise est rattachée ;
- les champs “type d’employeur” et “employeur spécifique” sont deux champs qui attendent une valeur numérique. Vous pouvez retrouver les correspondances dans la notice du CERFA d’apprentissage.
Informations sur l'apprenti·e
- Le NIR doit être sur 13 ou 15 caractères et valide ;
- généralement, l’apprenti·e doit avoir entre 16 et 29 ans révolus (sauf quelques exceptions) ;
- les champs “nationalité”, “régime social”, “situation avant contrat”, dernier diplôme ou titre préparé”, “dernière classe”, “diplôme ou titre le plus élevé obtenu” attendent une valeur numérique définit dans la notice du CERFA d’apprentissage.
Informations sur le maître d'apprentissage
- Le diplôme ou l’emploi occupé doit être en lien avec le métier que l’apprenti·e va exercer ;
- le NIR n’est plus obligatoire depuis la version 11 du CERFA ;
- le niveau de diplôme est une valeur numérique, se trouvant dans la notice du CERFA.
Informations sur le contrat et la formation
- Les champs “type de contrat”, “type de dérogation”, “diplôme ou titre visé par l’apprenti” doivent être des valeurs numériques (encore définit dans la notice du CERFA) ;
- l’apprenti·e doit être rémunéré·e à minima selon les barèmes en vigueur (dépendant de son âge, son niveau d’études, et éventuellement ses précédents contrats) ;
- la date de début de la formation pratique chez l'employeur ne peut être postérieure de plus de 3 mois au début d'exécution du contrat ;
- la date de début de la période de formation ne peut être postérieure de plus de 3 mois au début d'exécution du contrat.
Il existe d’autres subtilités importantes au CERFA d’apprentissage. Pour être certain de remplir vos CERFA de la bonne façon, vous pouvez contacter notre équipe.
Comment bien déposer le CERFA d’apprentissage ?
Une fois rempli, vous devez enregistrer le contrat d'apprentissage auprès de l'OPCO qui vérifie la conformité du contrat aux normes éducatives et légales.
Conseils pour la gestion
Utilisation de logiciels : il est conseillé d'utiliser des logiciels spécialisés comme Tu Commences Demain pour remplir, générer et signer les CERFA afin de minimiser les erreurs et de faciliter la gestion administrative.
Formation continue : assurez-vous que le personnel administratif du CFA soit régulièrement formé sur les mises à jour des CERFA et les changements dans la réglementation de l'apprentissage.
En résumé :
Pour résumer, voici les points essentiels pour remplir un CERFA d’apprentissage :
- Le CERFA d’apprentissage est indispensable pour formaliser les contrats d'apprentissage. Il lie juridiquement l'apprenti·e, l'employeur·euse, et le CFA. À ne pas confondre avec la convention de formation, qui est également un document obligatoire ;
- restez informé·e des évolutions du CERFA ;
- collectez toutes les données nécessaires, y compris les informations sur l'employeur, le maître d'apprentissage, et l'apprenti·e, pour remplir correctement le CERFA ;
- enregistrez le CERFA rempli auprès de l'OPCO pour validation. Utilisez des logiciels spécialisés pour ne pas entraîner de retard et éviter des erreurs.
Si vous êtes un CFA et que vous souhaitez être accompagné, vous pouvez contacter notre équipe.
FAQ : les questions les plus fréquentes sur le CERFA d’apprentissage
1. C’est quoi le CERFA d’apprentissage ?
Le CERFA d’apprentissage (formulaire 10103*13) est le document officiel qui formalise le contrat entre l’apprenti, l’employeur et le CFA. Il est obligatoire pour tout contrat d’apprentissage et doit être transmis à l’OPCO de l’employeur pour déclencher la prise en charge financière de la formation.
2. Quelle est la différence entre le CERFA apprentissage et le CERFA alternance ?
Le CERFA apprentissage (10103) concerne exclusivement les contrats d’apprentissage. Le CERFA alternance peut désigner soit ce même formulaire, soit le CERFA 12434 dédié aux contrats de professionnalisation. En tant que CFA, vous utilisez systématiquement le CERFA 10103.
3. Où trouver la notice du CERFA 10103 ?
La notice officielle du CERFA 10103 (notice 51649) est disponible sur le site du ministère du Travail et sur service-public.fr. Elle détaille champ par champ les informations à renseigner pour l’employeur, l’apprenti, le maître d’apprentissage, le contrat et la formation.
4. Que se passe-t-il si le CERFA d’apprentissage est mal rempli ?
Un CERFA mal rempli est rejeté par l’OPCO, ce qui retarde la prise en charge financière et peut bloquer le démarrage du contrat. Dans certains cas, cela entraîne des demandes de pièces complémentaires qui allongent les délais de plusieurs semaines.
5. Quelles sont les erreurs les plus fréquentes sur le CERFA apprentissage ?
Les erreurs les plus courantes concernent le code IDCC de la convention collective, le niveau de diplôme préparé, la durée du contrat incohérente avec le calendrier de formation, et les informations du maître d’apprentissage incomplètes. Vérifiez également la correspondance entre le code RNCP et l’intitulé exact de la formation.
6. Qui doit remplir et signer le CERFA d’apprentissage ?
Le CERFA doit être signé par l’employeur, l’apprenti (et son représentant légal si mineur), puis visé par le CFA. C’est généralement le CFA qui pré-remplit le document avec les informations de la formation, avant de le transmettre à l’employeur pour compléter la partie entreprise et maître d’apprentissage.
7. Comment déposer le CERFA auprès de l’OPCO ?
Le CERFA signé doit être transmis à l’OPCO de l’employeur dans les 5 jours ouvrables suivant le début du contrat. Selon l’OPCO, le dépôt se fait via leur plateforme en ligne ou par envoi du dossier complet. Certains logiciels de gestion CFA permettent un envoi direct par API.
8. Peut-on automatiser le remplissage du CERFA dans un CFA ?
Oui, des logiciels de gestion spécialisés CFA permettent de préremplir automatiquement le CERFA à partir des données déjà saisies (apprenti, employeur, formation). Cela réduit considérablement les erreurs de saisie et les rejets OPCO, tout en accélérant le traitement des dossiers.
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