La certification Qualiopi : le guide pratique

Découvrez ce qu'est la certification Qualiopi, obligatoire depuis le 1er janvier 2022. Elle est essentielle pour assurer la qualité des formations dispensées, même si la démarche peut paraître complexe et coûteuse.

Administratif
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La certification Qualiopi : le guide pratique

C'est quoi la certification Qualiopi ?

En 2018, la loi "Avenir professionnel" a introduit la certification Qualiopi, devenue essentielle pour les organismes de formation en France. À partir de janvier 2022, cette certification est obligatoire pour les organismes qui veulent obtenir des fonds publics, marquant un tournant majeur en établissant un référentiel de qualité commun. 

Qualiopi a pour but d'améliorer la qualité et la lisibilité des formations, d'assurer la satisfaction des bénéficiaires et de renforcer la confiance avec les prestataires. La certification unique remplace les multiples certifications CNEFOP, et évolue au-delà du cadre administratif du référencement par DataDock.

Le référentiel national de Qualiopi se décline en sept critères précis, garantissant une offre de formation exhaustive et de qualité : 

  1. informer les publics : assurer la clarté et l'accessibilité de l'information sur les formations proposées ;
  2. concevoir la prestation : élaborer des programmes de formation qui répondent aux besoins des apprenants ;
  3. mettre en œuvre l’action de formation : organiser et dispenser les formations de manière efficace et adaptée ;
  4. mobiliser les moyens nécessaires : allouer des ressources adéquates pour le bon déroulement des formations ;
  5. maîtriser les compétences des personnels : s'assurer que les formateurs et l'équipe pédagogique possèdent les qualifications et l'expertise requises ;
  6. effectuer une veille de son environnement : maintenir une actualisation constante face aux évolutions du secteur et aux besoins du marché ;
  7. se faire évaluer pour s’améliorer : recueillir et intégrer les retours afin d'optimiser continuellement les formations. 

Chaque critère est mesuré à l'aide d'indicateurs spécifiques ; 32 au total. 

Vingt-deux d’entre eux sont communs à toutes les actions de formation, et 10 sont spécifiques à chaque type d'organisme, soulignant l'importance de la qualification professionnelle et de l'évolution dans les parcours de formation.

Cette nouvelle démarche implique un engagement qualitatif fort pour les prestataires de formation, visant à consolider la confiance des publics, et à affirmer leur professionnalisme dans un environnement concurrentiel.

Qui est concerné par cette certification ?

La certification Qualiopi s'adresse à l'ensemble des acteurs du secteur de la formation professionnelle en France, y compris les formateurs indépendants. Cela inclut les organismes de formation publics et privés, les centres de bilan de compétences, de validation des acquis de l'expérience (VAE) et de formation en apprentissage (Centre de Formation d’Apprentis). 

Elle unifie sous une seule appellation ces prestataires qui contribuent au développement des compétences. L'objectif est d'assurer que les plans de formation offrent des certifications professionnelles de qualité et répondent aux exigences d'une finalité professionnelle.

Pour recevoir des aides de l'État, les entreprises de formation doivent obtenir une certification Qualiopi pour chaque déclaration d'activité, bien que les organismes puissent, sous conditions, détenir une certification unique pour tous leurs emplacements. 

Cette certification est cependant distincte des procédures de certification propres aux établissements d'enseignement supérieur.

Obtenir la certification

La certification Qualiopi s'inscrit dans un cadre méthodique pour améliorer et attester de la qualité des prestations des organismes de formation professionnelle.

Le processus débute par une phase de préparation, où l'organisme doit s'imprégner des différents critères et indicateurs de qualité du référentiel national. Cette préparation peut être facilitée par des consultants spécialisés pour maximiser les chances de succès lors de l'audit.

L'étape suivante est l'audit de certification, qui doit être mené par un organisme certificateur accrédité, comme le stipule le Comité français d’accréditation (COFRAC).

Cet audit est exhaustif, comprenant un examen, des documents, et des pratiques au sein de l'organisme, et se déroule directement sur les lieux de formation. Le respect des critères du référentiel national de qualité est impératif pour franchir cette étape avec succès. 

Si l'audit est concluant, l'organisme de formation se voit décerner la certification Qualiopi pour une période de trois ans. Toutefois, cette certification n'est pas un acquis permanent et doit être entretenue par des audits de suivi. Ces derniers sont annuels pour les deux premières années et triennaux pour la troisième.

Le maintien de la certification atteste de l'engagement continu de l'organisme en matière de qualité.

Les organismes de formation professionnelle ont la liberté de choisir leur organisme certificateur, mais doivent veiller à ce qu'il soit officiellement reconnu par le COFRAC. Le coût de l'audit de certification varie, et peut être un investissement significatif pour l'organisme, avec des tarifs oscillant en moyenne entre 1 500 et 2 000 euros pour l'audit initial, puis entre 1 000 et 1 500 euros pour les audits de suivi.

Enfin, il est crucial pour tout organisme de se conformer scrupuleusement aux critères d'évaluation. Le non-respect de ces derniers peut entraîner un refus de certification, forçant l'organisme à entreprendre des mesures correctives. Ces ajustements sont indispensables pour répondre aux exigences de qualité et pour pouvoir prétendre à une nouvelle chance d'obtention de la certification Qualiopi.

Cette démarche vise non seulement à assurer une offre de formation de qualité, mais également à renforcer la confiance et la transparence entre les prestataires de formation et leurs clients.

Avantages et limites de la certification Qualiopi

Avantages :

  • pour les organismes de formation : la certification Qualiopi offre une distinction qualitative par rapport à la concurrence, permettant de valoriser l’offre de formation auprès des clients et des financeurs. Elle favorise l’amélioration continue en mettant en évidence les aspects performants et ceux à améliorer au sein de l’organisation. Elle est également un atout pour l’accès à des financements publics et privés, indispensables pour de nombreux organismes ;

  • pour les apprenants : pour les clients des organismes de formation, Qualiopi est une assurance de qualité qui garantit que les formations sont conformes à des standards rigoureux, et qu’elles sont délivrées par des formateurs qualifiés. Elle ouvre la voie au financement de ces formations par le biais de dispositifs, tels que le Compte Personnel de Formation (CPF), contribuant à l’accessibilité de la formation professionnelle.

Limites :

  • coûts d’obtention et de maintien : l'obtention et le maintien de la certification représentent un investissement financier conséquent, qui peut s'avérer particulièrement pesant pour les petites structures. Ces coûts incluent non seulement les frais d’audit, mais aussi ceux associés à l’amélioration continue des processus et des pratiques internes ;

  • qualité non uniforme : bien que la certification atteste du respect de standards de qualité pour les formations qui sont évaluées, elle ne garantit pas systématiquement l’excellence de l’ensemble de l’offre de formation de l’organisme. Seules les formations évaluées selon les critères définis bénéficient de cette assurance qualité ;

  • barrière pour les nouveaux acteurs : pour les nouveaux venus sur le marché de la formation professionnelle, répondre aux exigences du référentiel de Qualiopi peut représenter un obstacle notable. Cela concerne surtout les moyens financiers et humains nécessaires pour se conformer aux normes imposées, ce qui pourrait limiter la diversité et l'innovation dans le secteur de la formation professionnelle.

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Conclusion

Pour résumer, la certification Qualiopi représente un élément crucial pour les organismes de formation en France, offrant une assurance de qualité et renforçant la confiance des clients.

Néanmoins, son obtention implique un investissement financier et temporel significatif. Malgré cela, s'aligner sur les standards Qualiopi est devenu impératif pour les organismes de formation, soucieux de répondre aux attentes des clients, et d'utiliser la certification comme un outil stratégique pour améliorer leurs offres et leur compétitivité sur le marché.

Liste des 7 critères et 32 indicateurs :

Critère 1 : Les conditions d’information du public sur les prestations proposées, les délais pour y accéder et les résultats obtenus.

1. Le prestataire diffuse une information accessible au public, détaillée et vérifiable sur les prestations proposées : prérequis, objectifs, durée, modalités et délais d’accès, tarifs, contacts, méthodes mobilisées et modalités d’évaluation, accessibilité aux personnes handicapées.

2. Le prestataire diffuse des indicateurs de résultats adaptés à la nature des prestations mises en œuvre et des publics accueillis.

3. Lorsque le prestataire met en œuvre des prestations conduisant à une certification professionnelle, il informe sur les taux d’obtention des certifications préparées, les possibilités de valider un/ou des blocs de compétences, ainsi que sur les équivalences, passerelles, suites de parcours et les débouchés.

Critère 2 : L’identification précise des objectifs des prestations proposées et l’adaptation de ces prestations aux publics bénéficiaires lors de la conception des prestations.

4. Le prestataire analyse le besoin du bénéficiaire en lien avec l’entreprise et/ou le financeur concerné(s).

5. Le prestataire définit les objectifs opérationnels et évaluables de la prestation.

6. Le prestataire établit les contenus et les modalités de mise en œuvre de la prestation, adaptés aux objectifs définis et aux publics bénéficiaires.

7. Lorsque le prestataire met en œuvre des prestations conduisant à une certification professionnelle, il s’assure de l’adéquation du ou des contenus de la prestation aux exigences de la certification visée.

8. Le prestataire détermine les procédures de positionnement et d’évaluation des acquis à l’entrée de la prestation.

Critère 3 : L’adaptation aux publics bénéficiaires des prestations et des modalités d’accueil, d’accompagnement, de suivi et d’évaluation mises en œuvre.

9. Le prestataire informe les publics bénéficiaires des conditions de déroulement de la prestation.

10. Le prestataire met en œuvre et adapte la prestation, l’accompagnement et le suivi aux publics bénéficiaires.

11. Le prestataire évalue l’atteinte par les publics bénéficiaires des objectifs de la prestation.

12. Le prestataire décrit et met en œuvre les mesures pour favoriser l’engagement des bénéficiaires et prévenir les ruptures de parcours.

13. Pour les formations en alternance, le prestataire, en lien avec l’entreprise, anticipe avec l’apprenant les missions confiées, à court, moyen et long terme, et assure la coordination et la progressivité des apprentissages réalisés en centre de formation et en entreprise.

14. Le prestataire met en œuvre un accompagnement socio-professionnel, éducatif et relatif à l’exercice de la citoyenneté.

15. Le prestataire informe les apprentis de leurs droits et devoirs en tant qu’apprentis et salariés ainsi que des règles applicables en matière de santé et de sécurité en milieu professionnel.

16. Lorsque le prestataire met en œuvre des formations conduisant à une certification professionnelle, il s’assure que les conditions de présentation des bénéficiaires à la certification respectent les exigences formelles de l’autorité de certification.

Critère 4 : L’adéquation des moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement aux prestations mises en œuvre.

17. Le prestataire met à disposition ou s’assure de la mise à disposition des moyens humains et techniques adaptés et d’un environnement approprié (conditions, locaux, équipements, plateaux techniques…).

18. Le prestataire mobilise et coordonne les différents intervenants internes et/ou externes (pédagogiques, administratifs, logistiques, commerciaux…).

19. Le prestataire met à disposition du bénéficiaire des ressources pédagogiques et permet à celui-ci de se les approprier.

20. Le prestataire dispose d’un personnel dédié à l’appui à la mobilité nationale et internationale, d’un référent handicap et d’un conseil de perfectionnement.

Critère 5 : La qualification et le développement des connaissances et compétences des personnels chargés de mettre en œuvre les prestations.

21. Le prestataire détermine, mobilise et évalue les compétences des différents intervenants internes et/ou externes, adaptées aux prestations.

22. Le prestataire entretient et développe les compétences de ses salariés, adaptées aux prestations qu’il délivre.

Critère 6 : L’inscription et l’investissement du prestataire dans son environnement professionnel.

23. Le prestataire réalise une veille légale et réglementaire sur le champ de la formation professionnelle et en exploite les enseignements.

24. Le prestataire réalise une veille sur les évolutions des compétences, des métiers et des emplois dans ses secteurs d’intervention et en exploite les enseignements.

25. Le prestataire réalise une veille sur les innovations pédagogiques et technologiques permettant une évolution de ses prestations et en exploite les enseignements.

26. Le prestataire mobilise les expertises, outils et réseaux nécessaires pour accueillir, accompagner/former ou orienter les publics en situation de handicap.

27. Lorsque le prestataire fait appel à la sous-traitance ou au portage salarial, il s’assure du respect de la conformité au présent référentiel.

28. Lorsque les prestations dispensées au bénéficiaire comprennent des périodes de formation en situation de travail, le prestataire mobilise son réseau de partenaires socio-économiques pour coconstruire l’ingénierie de formation et favoriser l’accueil en entreprise.

29. Le prestataire développe des actions qui concourent à l’insertion professionnelle ou la poursuite d’étude par la voie de l’apprentissage ou par toute autre voie permettant de développer leurs connaissances et leurs compétences.

Critère 7 : Le recueil et la prise en compte des appréciations et des réclamations formulées par les parties prenantes aux prestations délivrées.

30. Le prestataire recueille les appréciations des parties prenantes : bénéficiaires, financeurs, équipes pédagogiques et entreprises concernées.

31. Le prestataire met en œuvre des modalités de traitement des difficultés rencontrées par les parties prenantes, des réclamations exprimées par ces dernières, des aléas survenus en cours de prestation.

32. Le prestataire met en œuvre des mesures d’amélioration à partir de l’analyse des appréciations et des réclamations.

Pour plus d’informations sur ce sujet, vous pouvez consulter le Référentiel national Qualité : https://travail-emploi.gouv.fr/IMG/pdf/guide-lecture-referentiel-qualite.pdf